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如何去管理好增值稅發票(二)(原創)

一、企業管控中出現發票丟失、作廢和沖紅問題

公司管理發票相關人員應當妥善保管空白發票,不得丟失。發生發票丟失情形時,應將有關情況書面報與財務負責人,于丟失當日書面報告主管稅務機關,并登報聲明作廢。 在發票開具時發現有誤的,可即時作廢;在開具專用發票當月,發生開票有誤等情形.

收到退回的發票聯、抵扣聯同時滿足下列情形的,按作廢處理:  

(一)收到退回的發票聯、抵扣聯時間未超過銷售方開票當月;  

(二)我方未抄稅并且未記賬;   

(三)對方未認證或者認證結果為“納稅人識別號認證不符”、“專用發票代碼、號碼認證不符”。   


公司發生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止以及發票抵扣聯、發票聯均無法認證等情形但不符合作廢條件,或者因銷貨部分退回及發生銷售折讓,應按照規定開具紅字增值稅專用發票,未按規定開具的,不得扣減銷項稅額或者銷售額。按以下方法處理:

(一)在增值稅發票系統中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發票信息表》(以下簡稱信息表):

專用發票已交付購買方的,由購買方填開并上傳;專用發票尚未交付購買方或者購買方拒收的,由銷售方于專用發票認證期限內填開并上傳。購銷雙方也可憑《信息表》紙質資料到稅務機關對《信息表》內容進行系統校驗。  

(二)主管稅務機關通過網絡接收納稅人上傳的《信息表》,系統自動校驗通過后,生成帶有“紅字發票信息表編號”的《信息表》,并將信息同步至納稅人端系統中。   

(三)銷售方憑稅務機關系統校驗通過的《信息表》開具紅字專用發票,在增值稅發票系統中以銷項負數開具。紅字專用發票應與《信息表》一一對應。

 

二、企業發票管控中面臨的主要問題

1、供應商開票誠信影響企業合規發票的取得

在經濟活動中,有些供應商為少繳或逃避繳納國家稅款,未按規定開具發票,如未按規定的時限,順序、欄目,全部聯次一次性如實開具,而開具上下聯單位名稱、金額,日期等要素不一致的發票,讓其他單位為自己開具與實際經營業務情況不符的發票等,既導致國家稅款流失,也給受票企業發票管理帶來難度,同時存在涉稅風險。

2、取得和報銷環節控制不嚴格

     在企業開展的經濟活動中,有些業務人員發票管理意識和稅收意識淡薄,認為發票驗證是財務人員的事,甚至以白條、收據代替發票報銷。在發票報銷審核環節,財務人員對不符合規定的發票審核控制不嚴,致使不合規發票,虛假發票等蒙騙過關,沒有起到會計人員應有的監督作用。

三、完善發票管控的方法

1、完善稅務機關發票管理信息化建設

    針對目前發票信息網上查詢資料不全,維護不及時的情況,進一步完善稅務發票查詢系統的功能和信息,盡快構建國稅、地稅發票信息比對平臺,提高發票管理的質量,如將發票購票方、受票方、發票內容,金額等相關信息全部輸入發票查詢系統。

2、謹慎選擇誠信經營的供應商

各業務經辦人員在向供應商,尤其是初次發生業務往來的大額合同供應商取得發票時,應同時索要稅務登記證件,以確認供應商是否具有發票開具資格,若供應商經營范圍不包括發票所載業務,則其不具備開具發票資格,應要求其提供由稅務部門代開的發票。

3、加強發票取得和報銷的票據管理

發票取得和報銷環節是確定發票是否真實有效的關鍵環節。在日常經營活動中,企業應通過各種形式向相關業務人員普及發票取得環節的基本常識,告知合法有效的發票應具備的要素。這樣可以有效地阻止不合規和虛假發票等流入企業,從而避免涉稅風險。同時,為加強取得發票人員的責任,可在企業相關財務制度中規定由取得發票的人員的責任,可在企業相關財務制度中規定由取得發票的人員查驗發票真偽等必備要素,并由其簽字確認發票合規有效,只有提高企業業務經辦人員自覺驗票的習慣,加強發票取得環節的責任和管理,才能從源頭上杜絕不合規發票流入企業。

在發票報銷環節,企業財務人員應高度重視發票管理和監督,嚴把審核關,不僅從形式上對發票各要素進行審核和信息查詢,更要結合業務性質從實質上進行審核,確保收到的發票真實,合法,合理,完善和有效,成本費用列支依據充分,通過嚴格審核取得的發票,不僅加強了會計監督,更能有效防止不合規發票流入企業,也為了企業所得稅稅前扣除提供了符合稅法規定的可靠依據。

4、加強企業內部控制,建立科學的懲戒機制

通過在企業內部控制制度中明確規定主要經濟業務如采購,銷售發票等環節的要求,明確日常發票檢查的內容,重點對發票的真實性,業務的有效性以及支付對象,合同執行等進行檢查,對檢查出的不合法或不合規發票及相關業務制定處罰措施,以避免企業日常經營活動中出現發票報銷錯誤或舞弊等現象。

總結

企業發票管理和控制是一項長期的工作,隨著國家對票據管理的不斷重視和各項法律法規的出臺,企業更應適應市場經濟的發展變化,不斷完善內部內部發票管理制度,樹立正確的經營理念,加強發票治理。

                                                         

                                                                            泓韻實業審計部  林超明

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